Una distribuidora mayorista con un proceso que no podía seguir igual
El cliente es una empresa distribuidora de productos cárnicos en el área metropolitana de Barcelona. Atienden a restaurantes, carnicerías y negocios del sector alimentación con pedidos semanales recurrentes.
El reto que nos plantearon era concreto: sus clientes hacían los pedidos por WhatsApp, escribiendo en texto libre lo que necesitaban. Y alguien del equipo tenía que leer cada mensaje, interpretarlo y volcarlo en el sistema de gestión manualmente, cada semana, sin excepción.
+15 horas semanales perdidas en una tarea que no aportaba ningún valor
El proceso manual de gestión de pedidos era funcional, pero insostenible. No por falta de esfuerzo, sino porque el modelo no escala: cuantos más clientes, más horas. Y cualquier error de lectura o transcripción se convertía en un problema real en el almacén.
Problemas identificados antes de la automatización
- Lectura e interpretación manual de cada mensaje de WhatsApp, más de 15 horas semanales dedicadas solo a esto
- Errores de transcripción al volcar los pedidos en el sistema: kilos mal anotados, referencias confundidas
- Sin trazabilidad: no había registro automático de qué había pedido cada cliente ni cuándo
- El proceso dependía de una persona, si faltaba, el flujo se paraba
- Sin recordatorios automáticos: los clientes que no pedían no recibían ningún aviso
- El gerente no tenía visibilidad del volumen total de pedidos en tiempo real
El problema de fondo no era solo el tiempo perdido. Era que el crecimiento del negocio estaba directamente limitado por la capacidad humana de procesar mensajes, un techo que no se puede romper sin automatización.
Un sistema end-to-end que convierte mensajes de WhatsApp en pedidos registrados automáticamente
Diseñamos e implementamos un sistema completo que elimina toda la intervención manual del proceso. Los clientes siguen escribiendo por WhatsApp como siempre, en lenguaje natural, sin formularios, sin cambiar su forma de trabajar. El sistema hace el resto.
Qué hace el sistema automáticamente
- Recibe pedidos por WhatsApp (Meta WhatsApp Business API) y por formulario web en un único sistema unificado
- GPT-4 interpreta cada mensaje en lenguaje natural, "quiero 5kg de pechuga y 3 de lomo" se convierte en un pedido estructurado sin intervención humana
- Valida automáticamente cada línea de pedido contra el catálogo de productos antes de registrarla
- Registra cada pedido en base de datos con trazabilidad completa: cliente, producto, cantidad, fecha y hora
- Envía mensaje semanal automático a todos los clientes para abrir la ventana de pedidos
- Lanza recordatorios automáticos a clientes que no han pedido aún
- Envía al gerente un resumen diario de pedidos por WhatsApp
- Panel de administración con visión en tiempo real de todos los pedidos activos
Stack tecnológico
Llevábamos años gestionando los pedidos de nuestros clientes por WhatsApp a mano. Cada mensaje había que leerlo, interpretarlo y volcarlo en el sistema. Con Proxera Labs automatizamos todo el proceso: ahora los pedidos entran solos, se validan y se procesan sin que nadie tenga que tocarlos. Hemos eliminado los errores y el equipo dedica ese tiempo a lo que realmente importa.
Resultados medibles desde el primer mes en producción
El sistema lleva funcionando en producción de forma ininterrumpida. Ha transformado por completo cómo el equipo gestiona su operativa semanal.
La clave: no cambiamos cómo trabajan los clientes
Una de las decisiones más importantes del diseño fue esta: los clientes no tienen que aprender nada nuevo. Siguen usando WhatsApp como siempre, escribiendo como siempre. El sistema se adapta a ellos, no al revés.
GPT-4 entiende el lenguaje natural de cada cliente, con erratas, abreviaciones, o cualquier forma que tengan de pedir. No hace falta un formato específico. Eso elimina la fricción de adopción y garantiza que el sistema funciona desde el primer día.
El resultado es un sistema que vive en segundo plano, invisible para el cliente y transformador para el negocio.
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